2 Fragen/Questions - Automation

English follows

Hallo,

ich teste derzeit zusammen mit einigen Kollegen für unser Unternehmen monday.com und es tauchen Fragen zur Automation auf:

1.) In Abhängigkeit zu einem #Tag soll eine Person als Verantwortlicher gesetzt werden. Wie geht so etwas?

2.) Jedes Board hat eine E-Mail-Adresse. Hat eine Gruppe auch eine Adresse? Ich will sogenannte Kontrolllisten in meinem privaten Board haben, dann weiß ich diese landen in “E-Mails pulses”, aber wie bekomme ich sie automatisiert in die Gruppe “Kontrolllisten”. Ich will keine zwei Boards haben, sondern alles in einem Board machen.


Hello,

I am currently testing monday.com with some colleagues for our company and questions about automation are arising:

1.) In dependence to a #tag a person should be set as responsible. How does something like this work?

2.) Every board has an email address. Does a group also have an address? I want to have so called control lists in my private board, then I know that these will end up in “e-mail pulses”, but how do I get them automatically into the group “control lists”. I don’t want to have two boards, I want to do everything in one board.

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Vielen Dank / Many thanks,

Axel

Hi @a.hoga, Axel

Welcome to the community, let me try to answer your questions. Not 100% sure if I do understand your use case completely but here we go.

  1. Using tags to act on it can be a little confusing as there are tags witch different scopes. You have tags that are account wide and tags that are specific to a board. What makes it confusing is that you can have tags with exactly the same name (1 being account wide and the other(s) board specific). My question is: where do your tags originate from, is that inside monday or are you using some external connection (a monday form is regarded external in the respect)? If they are set inside monday.com I would recommend to use a status column to assign people to an item.

  2. A group within a board does not have an email address associated with it. You can email a board which will create a new item (I believe always in the so called “Top Group”). You can also send an email to an item which will end up in your updates for that item. Furthermore only members of a board can write an email, see below from online help.

Any member or guest in your monday.com account can send emails to boards or items.

  • Account members

Account members can send an email to any Private, Shareable, or Main board that they are a member of! The account member must send the email from the email address associated with their monday.com account (i.e, the email address they used to join the account).

  • Guests

Guests to your monday.com account can send an email to any Shareable board they are a member of! The guest must send the email from the email address associated with their monday.com guest account.

  • Viewers

At this time, viewers and coworkers who are not connected to your monday.com account can not send emails to your items or boards. Stay tuned - we are always improving our features and hope to make this possible in the future!

Happy to help you further but to be able to do that I need a little more insight in your intended proces.

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Good morning @basdebruin,

thanks for your fast reply! Okay, I understand that I have to explain in more detail what we want.

1.) We organize our Marketing Department in several product groups and one or more group is responsible by one staff. Now we would like to assign Staff A to Task B because the Task B has get the tag “XYZ”, which means product group XYZ.

For example:
Tasktitle: XYZ: 0815
Meaning: Dear Staff A, please add an item with order-no 0815 in product group XYZ
Formula: Because of product group XYZ the responsible staff is A.

Is this easier to understand?

2.) I think I have understood the different types of users at monday. My question is along the lines of: How can I use a forwarded email to create a task in a specific group? I think this is only possible when monday is interpreting the subject of task.

If InStr({SUBJECT}, “CONTROL LIST ABC”)>0 then put task in to group “Control Lists”

Hi Axel,

zu deiner 1. Frage:
Wenn ich es richtig verstehe, gibt es pro Aufgabe nur 1 Produktgruppe, die aktuell per Tag/Kennzeichen zugeordnet werden soll, oder? Dann ist es hier in jedem Fall empfehlenswert, statt der Tag/Kennzeichenspalte eine Statusspalte zu verwenden und hier die einzelnen Produktgruppen als Statuslabel zu hinterlegen, um dann die folgende Automatisierung zu nutzen.


Jedoch ist die Statusspalte auf 30 Label begrenzt. Deshalb die Frage an dich: existieren bei euch mehr als 30 Produktgruppen?

zu deiner 2. Frage:
Leider ist es aktuell nicht möglich, pro Boardgruppe eine E-Mailadresse zur Weiterleitung zu generieren. Stand jetzt gibt es nur eine E-Mailadresse für das gesamte Board und eine pro Aufgabe/Element.
Wäre es ggfs denkbar, dass du ein neues Board zur Übersicht anlegst, wo du alle Aufgaben per E-Mail reinpusht? Hier kannst du dann eine Statusspalte anlegen, wo die einzelnen Boardgruppen des Zielboards als Label hinterlegt sind, und dann mit der folgenden Automatisierung die Aufgabe einfach in die richtige Gruppe in deinem Zielboard bewegen.

Ich hoffe, das hilft dir als Lösungsansatz für deinen Use Case weiter.

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Hey Alina,

erstmal Danke für die Community-Vorstellung letzte Woche. Ich hatte sie leider nicht ganz geschafft, musste dringlich abbrechen, würde mich also über das Video sehr freuen :smiley:

Die Idee mit der Statusspalte gefällt mir und denke so werde ich es umsetzen. So kann ich das Formular auch bauen.

Und zur zweiten Frage. Dann werde ich da mit einem weiteren Board arbeiten. Dachte man bekommt es mit einem hin.

Ich denke dann wären meine Frage damit gelöst :smiley:

Beste Grüße
Axel

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