Cómo optimizar flujos de trabajo complejos en monday

Este artículo ha sido traducido a partir del original en inglés que fue publicado por @kolinhayes.

Al principio, cuando comenzamos a usar monday.com, nos dimos cuenta de que éramos un caso más bien raro para el servicio… lo cual hizo que nuestras llamadas y debates con nuestro CSM fueran muy interesantes. Al igual que muchos equipos, llegamos a la mesa con muchas cosas que organizar y preguntamos “cómo”. Tuvimos algunas dificultades, hasta que una parte del equipo empezó a probar una solución diferente. Después de muchos miles de dólares gastados y una oficina virtual llena de reclamos ("¡volvamos a monday!"), quedó en claro que con este tipo de servicios, lo MÁS importante es lo siguiente:

  • Ser flexibles para encontrar el flujo de trabajo. Esto quizás sea lo más importante que puede hacer tu negocio.
  • Usar un software que resulte cómodo.
  • Hacer que sea OBLIGATORIO. Si no se usa correctamente, ¿por qué?
  • Una cultura de mejora con el software que elijas (con monday, generalmente es ¡pregunta y se te dará!)

Entonces, ¿cómo organizamos nuestro disparate? En pocas palabras, compramos, renovamos, alquilamos, vendemos y luego administramos propiedades entre nosotros y nuestros socios. En la idea de usar una solución diferente de gestión de proyectos, tuvimos que organizarnos al máximo y descubrimos que tenemos unos 103 procesos que deben completarse en 3 fases diferentes para que todos nuestros requisitos se cumplan en una sola propiedad… y el jefe quiere vender 20 el próximo mes.

Caramba… :face_with_head_bandage:

Al darnos cuenta de esto, sabíamos que no nos alcanzaría con un solo tablero, o estaríamos condenados a desplazarnos sin fin hacia los lados de un tablero. Así que pusimos orden y, con las mejoras en la búsqueda dentro del tablero que ofrece monday, los permisos del tablero que ocultan las columnas innecesarias y la opción de “ocultar” para el resto… conseguimos armar una solución muy optimizada que todos entienden. ¡Al fin! :relieved:

Entonces, así es cómo mantenemos todo en orden.

El tablero A, desde donde administramos todas nuestras renovaciones. Una propiedad permanece aquí hasta que todos los elementos están LISTOS y solo queda esperar el papeleo…

mon1.JPG821×151 7.8 KB

Luego, pasamos ese elemento al siguiente tablero, todas las columnas coincidentes del tablero A pasan al tablero nuevo y estamos listos para comenzar con los elementos nuevos. Quizás te preguntes: “¿por qué molestarse con tableros múltiples?” Bien… cada uno de estos tableros tiene entre 20 y 30 columnas únicas. Podemos reordenar las columnas de tablero en tablero, ocultar la información no esencial en procesos posteriores, desencadenar acciones en función de los elementos que se mueven a los tableros, etc., así que tiene mucho sentido para nosotros.

mon4.JPG1273×213 9.55 KB

Una vez que se vende una propiedad, pasa al siguiente tablero. Un proceso lineal y bonito.

mon5.JPG1287×376 16.6 KB

Luego, esa propiedad permanece allí por el resto de sus días. Toda la información de columnas y actualizaciones desde el principio del proyecto permanece en monday para que siempre podamos buscarla a ella si surge algo. ¡Ya no tenemos que buscar entre correos electrónicos y textos! :joy:

Bien, esa es la faceta más importante de nuestra interfaz de monday, al menos a primera vista. Hay muchos formularios entrantes, documentos, automatizaciones, integraciones, etc., vinculados a todo esto. Y, debo decir, así son las cosas por el momento. La comunidad en Facebook, y supongo que ahora aquí también, siempre ha sido muy buena para compartir ideas y lo que uno hace que funciona.