Cómo usar monday.com con automatizaciones como una herramienta de CRM

Este artículo ha sido traducido a partir del original en inglés que fue publicado por @patrick.

Hola a todos. Tengo una empresa emergente de tecnología que ayuda a los comerciantes minoristas a recaudar más dinero para organizaciones de beneficencia a través de inteligencia artificial. Usamos monday como CRM porque sus automatizaciones funcionan de maravilla y nos ahorran mucho tiempo.

Estructura del grupo

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Las tres categorías principales que usamos son Prioridad más alta, Cola y Cola de terminados. Las demás son personas con las que no nos contactamos activamente para los fines de ventas. Esto puede ser porque los datos son incorrectos, perdimos o ganamos al cliente o porque nos derivaron a alguien más. Cada uno de los grupos tiene una etiqueta de estado correspondiente.

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Clientes potenciales entrantes

Tenemos un sistema de generación de clientes potenciales vigente con el que mandamos 2000 correos electrónicos en frío por día a segmentos minoristas. Cualquier persona que haga clic en un vínculo enviará sus datos de teléfono, correo electrónico, perfiles de LinkedIn y demás información relevante a monday a través de Zapier. Así, se suman clientes potenciales nuevos a nuestro tablero de CRM de forma automática.

Tenemos una configuración interesante que también nos permite conectarnos en LinkedIn con cualquier persona que haga clic en un vínculo de un correo de ventas y enviarles mensajes a las personas que nos aceptan en LinkedIn, además de que actualiza toda su información en monday con 0 clics en el medio.

Cuando estos potenciales clientes aparecen en monday, queremos que se complete determinada información. Configuramos automáticamente el día de contacto como hoy, establecemos el estado Etapa del acuerdo como “Vínculo cliqueado” y configuramos qué sistema de punto de ventas usan como “desconocido”.

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Estados como disparadores

Hay dos acciones de estado básicas que te conviene aprovechar en las automatizaciones de disparadores de estado: aplazar las acciones con fechas y mover las acciones grupales.

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Aquí es donde creo que las automatizaciones de monday se destacan. Supongamos que cambio el estado de una persona a “Segundo mensaje de LinkedIn enviado”. Esto dispara tanto el aplazamiento de la fecha límite en 1 día como el traslado de la persona del grupo En cola al grupo Cola terminada.

Luego, cuando llegue la fecha de seguimiento al día siguiente, el elemento pasará automáticamente a la Cola para el día siguiente para que pueda llamarlo. Los estados de mayor prioridad se ordenan en el grupo Mayor prioridad para que, si nos quedamos sin tiempo, las cosas más importantes se hagan primero.

Además, lo hemos configurado de manera tal que envíe el mensaje de seguimiento por LinkedIn cuando el estado esté marcado en monday.

Usamos la integración con Slack para pasar el nombre de la persona a un canal silenciado de Slack cuando el estado cambia. Un mensaje nuevo en ese canal actúa como disparador de Zapier para que busque su URL de LinkedIn en una hoja de cálculo de Google y para que pase esa URL a otra hoja de cálculo. Las URL nuevas en la segunda hoja de cálculo reciben automáticamente un seguimiento personalizado. Distintos estados pueden tener distintos seguimientos según la etapa del proceso de ventas en la que se encuentran.

El resultado es que nunca dedicamos tiempo a la entrada de datos, ni armamos listas, y nuestro equipo de ventas no tiene que hacer tareas manuales, como las de seguimiento.

¡Espero que lo disfruten!