Hi,
wir nutzen ein Formular (Form), um Externen die Möglichkeit zu bieten, Items in einem Board zu erstellen, auf das sie keinen Zugriff haben. Hierbei erfassen wir die Email Adresse und schicken automatisierte Mails durch die Integration von Outlook an die erfasste Adresse sobald sich der Status der Items verändert. Klappt super. Leider bekommen wir, also die Boardmitglieder, ebenfalls eine Mail zugeschickt, sobald sich der Status ändert und Monday die Mail an die Externen schickt.
Kann man das irgendwie abstellen? Bei den vielen Items, die durch das Formular erstellt werden, ist die Flut an mails im eigenen Postfach wirklich störend. Ich hab hierzu leider noch keine Einstellungen gefunden…
dasselbe Thema hatten wir auch, da wir auch vollautomatisiert Mails versenden, bereits bei der Erstellung neuer Items.
Wir haben zwei Lösungen:
In Monday die E-Mail Benachrichtungen abschalten für Updates. Dazu in das eigen Profil, auf “Benachrichtigungen” und die folgenden zwei Punkte deaktiveren, s. Bild:
In Outlook oder wo auch immer die Mails abfangen und in einen gesonderten Ordner legen, durch eine Regel. Zusätzlich ist es vorteilhaft, wenn man diese gleich auf gelesen setzt, dann wird man auch nicht mehr benachrichtigt, dass eine neue Mail in Outlook ankam.
Wir nutzen beide Lösungen, da wir so mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen können.
In eurem Fall würde bereits die 1. Lösung ausreichen.
es gibt seit dem letzten Update noch eine Möglichkeit, die ist vor allem gut, wenn es nur einzelne Boards betrifft und wenn von anderen Boards die Mails zu jeglichen Item Updates weiterhin kommen sollen.
Dann genügt es eine der beiden oberen Optionen (Englisch - “Mute all” oder “Mentioned & Assigned”) wie in folgendem Bild auszuwählen (Oben rechts im Board auf die drei Punkte):
<>
Vergiss nicht den entsprechenden Kommentar als Lösung zu markieren, wenn dieser euer Thema gelöst hat, damit der Thread erfolgreich geschlossen werden kann.
Hi Silas,
danke dir! Die Mail Benachrichtigungen für alle Boards auszuschalten wäre tatsächlich ungünstig, weil alle Boardmitglieder noch in zig anderen Boards arbeiten und dort die Benachrichtigungen teilweise noch brauchen. So sollte es aber klappen. Wir probieren das mal aus.
