Mitglieder, Gäste und Eingeladene? Wer sieht was?

Hi,

ich teste schon den ganzen Vormittag rum um rauszufinden, welche Boards und Items eigentlich die Gäste und Betrachter sehen können.
Bei den Gäste ist es mir noch einigermaßen klar, dass die nur zu einem geteilten Board hinzugefügt werden können und dann auch nur dieses eine Board sehen.

Aber bei den Betrachtern hab ich den Eindruck, dass die einfach alles sehen außer geteilte Boards.
Denn die sind auch in der Standard Gruppe “Alle Mitglieder der Firma…” drinnen.

In der Praxis bedeutet das bei uns: Wir arbeiten an 10 verschiedenen Boards mit Technik, Workflow usw. To-Dos. Jetzt möchte eine weitere Mitarbeiterin zu Monday einladen, die aber all diese Boards nicht sehen darf, sondern nur ihr eigenes. Denn sie nutzt Monday für Ihre Materialplanung.

Muss ich nun alle bestehenden Standard Boards zu teilbaren machen und alle Berechtigungen neu vergeben?

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Hallo Michael,

grundsätzlich gibt es in monday.com 3 Benutzer-Level:

  1. Teammitglieder: sie haben Zugriff auf alle Hauptboards sowie private ( zu denen Sie eingeladen wurden) und teilbare Boards( zu denen Sie eingeladen wurden) und können alle drei bearbeiten.

  2. Gäste: sie haben nur Zugriff zu teilbaren Boards, zu denen sie per E-Mailadresse eingeladen wurden. Die E-Maildomain muss eine andere, als die des Account Unternehmens sein.

  3. Betrachter: sie sehen alle Hauptboards, sowie private ( zu denen Sie eingeladen wurden) und teilbare Boards ( zu denen Sie eingeladen wurden), aber können alle drei nicht bearbeiten.

Darüber hinaus gibt es drei Boardtypen:

  1. Hauptboard: Für alle Teammitglieder und Betrachter sichtbar
  2. Privates Board: Für alle eingeladenen Teammitglieder und eingeladenen Betrachter sichtbar
  3. Teilbares Board: Für alle eingeladenen Teammitglieder, eingeladenen Betrachter und eingeladenen Gäste sichtbar

Falls ihr den Enterprise-Plan nutzt habt ihr ebenfalls 2 Optionen für die Arbeitsbereiche:

  1. Hauptarbeitsbereich: Für ALLE Teammitglieder, ALLE Betrachter und ggfs. Gäste (wenn dort teilbare Boards enthalten sind) sichtbar.
  2. Privater Arbeitsbereich: Nur für EINGELADENE Teammitglieder, EINGELADENE Betrachter und ggfs. Gäste (wenn dort teilbare Boards enthalten sind) sichtbar.

Zu deinem Anwendungsfall:
Wenn ihr den Enterprise-Plan nutzt, kannst du all die Board, die die Kollegin nicht sehen soll, in einen privaten Arbeitsbereich schieben und einmalig die restlichen Kolleginnen in diesen Arbeitsbereich einladen.

Wenn ihr den Pro Account nutzt, empfehle ich folgendes: Du müsstest die Boards, die nicht von der weiteren Mitarbeiterin gesehen werden sollen, auf privat oder teilbar (wenn Gäste mitarbeiten) umstellen. In die privaten Boards müsstest du den Rest der KollegInnen einladen. Dies ist möglich in dem du einmalig diese KollegInnen einem Team zuordnest und dann einfach das Team zum Board hinzufügst. Hier findest du eine Anleitung zur Erstellung eines Teams.

Meld dich gern, wenn du hierzu weitere Fragen hast.

Hi Alina,

danke für die ausführliche Erklärung!

Wir haben den Standard Plan, also würde mir tatsächlich nichts anderes übrig bleiben, als alle Boards in “teilbare” umzuwandeln und alle User neu zuzuordnen. Grrr…

Blöd, aber eigentlich auch logisch, finde ich, dass Gäste nicht eine Firmen Emailadresse haben dürfen. Denn dann könnte ich die Kollegin einfach als Gast einladen. Oder sie soll einfach Ihre private Emailadresse nehmen :wink:

Selbst ein Upgrade zu Pro würde mir da nichts nützen…

Ich tüftel mal weiter!
Danke dir!

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Ach ja… wie ist es denn eigentlich mit Dashboards?
Können Gäste auch die Inhalte von Dashboards sehen?
Ich vermute mal nicht…

Michi

Rein theoretisch :wink: könnt ihr auch eine zweite Domain kaufen, ähnlich eurem Firmennamen. Dort Weiterleitung erstellen und auf die normale E-Mail Domain weiterleiten. Dann kannst du die Mitarbeiter als Gast bei monday.com registrieren. So müssen keine privaten E-Mailadressen verwendet werden und die Firma behält die Kontrolle, bzw. die Mitarbeiter erhalten monday Mails nicht privat.

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Hi Michi,

doch auch Dashboards können mit externen Gästen geteilt werden:
Dazu einfach in deinem Dashboard auf den blauen Button “Share” oben rechts klicken.
Bildschirmfoto 2021-02-10 um 13.37.21

und dann die Teammitglieder und externen Gäste eingeben:

Bildschirmfoto 2021-02-10 um 13.37.28

Viele Grüße!