Rationalisation de flux de travail complexes dans Monday

Cet article a été traduit de l’anglais posté par @kolinhayes.

Au début de notre utilisation de monday.com, nous avons appris que nous étions un cas quelque peu insolite pour le service… Ce qui a rendu nos échanges avec notre CSM assez intéressants. Comme beaucoup d’équipes, nous avions énormément de choses à organiser et nous nous demandions « comment » faire. Nous avons eu du mal à répondre à cette question jusqu’à ce qu’une partie de l’équipe essaie une solution différente. Après des milliers de dollars dépensés et un bureau virtuellement rempli de cris de « revenons à Monday ! », il nous est apparu clairement que les priorités pour ce genre de service était :

  • être flexible dans notre travail (une priorité absolument quelle que soit l’activité)
  • utiliser un logiciel avec lequel on est à l’aise
  • rendre le logiciel OBLIGATOIRE - s’il n’est pas utilisé correctement, quel intérêt ?
  • entretenir une culture d’amélioration avec le logiciel de votre choix (avec Monday, les réponses et améliorations ne se font pas attendre !)

Alors, comment organiser tout ce bazar. Notre activité : nous achetons, rénovons, vendons et gérons des propriétés entre nous et nos partenaires. Dans l’optique d’utiliser une solution de gestion de projet différente, nous devions être hyper organisés et nous avons appris que nous avions environ 103 processus à accomplir dans 3 phases différentes pour que tout soit accompli pour une seule propriété… Et le mois prochain, le patron veut en vendre 20.

Oups… :face_with_head_bandage:

Forts de cette constatation, nous savions qu’un seul tableau ne suffirait pas, ou nous serions coincés en défilement horizontal toute notre vie. Alors nous nous sommes efforcés de mettre les choses en ordre. Grâce aux améliorations de Monday en matière de recherche dans les tableaux, de permissions de tableaux qui cachent les colonnes superflues des observateurs et l’option « masquer » pour le reste… Nous avons obtenu une solution très fluide, que tout le monde comprend. Enfin ! :relieved:

Alors, voici comment nous gardons les choses en ordre.

Tableau A, où nous gérons toutes nos réhabilitations. Une propriété reste dans ce tableau jusqu’à ce que tous les éléments qu’elle contient soient TERMINÉS et qu’il ne reste qu’à attendre les documents…

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Ensuite, nous déplaçons cet élément dans le tableau suivant. Toutes les colonnes correspondantes du tableau A sont déplacées dans le nouveau tableau et nous pouvons commencer les nouveaux éléments. Vous vous demandez peut-être pourquoi prendre la peine d’utiliser plusieurs tableaux ? Eh bien, chacun de ces tableaux a entre 20 et 30 colonnes uniques. Nous pouvons réorganiser ces colonnes d’un tableau à l’autre, masquer les informations non essentielles dans des processus ultérieurs, déclencher des actions sur les éléments en les déplaçant des les tableaux etc. Vous connaissez maintenant la raison.

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Une fois qu’une propriété est vendue, elle passe dans le tableau suivant. Simple et linéaire.

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Ensuite, cette propriété demeure dans le tableau final jusqu’à la fin de ses jours. Toutes les mises à jour et les ajouts de colonnes depuis le début du projet restent sur Monday pour que nous puissions toujours nous y référer s’il se passe quelque chose… Plus besoin de fouiller dans les e-mails et SMS ! :joy:

Voilà le côté le plus important de notre interface Monday, ou du moins un aperçu. De nombreuses automatisations, intégrations, formulaires, documents etc. sont liés à tout ça. Et c’est comme ça pour le moment. La communauté sur Facebook et, j’imagine, maintenant ici, a toujours été très utile pour donner des idées et des pratiques qui fonctionnent.