Simplificando fluxos de trabalho complexos no Monday

Este artigo foi traduzido do original em inglês, publicado por @kolinhayes.

No início de nossos dias no Monday.com, nós descobrimos que éramos um caso meio estranho para o serviço… o que tornou nossas discussões e ligações com nosso CSM interessantes. Assim como muitas equipes, nós chegamos na mesa com uma grande pilha de coisas a serem organizadas e só perguntamos “como”. E, bem, nós sofremos com nosso “como” até que uma parte da equipe começou a experimentar uma solução diferente. Depois de muitas centenas de dólares e de um escritório virtual cheio de pessoas gritando “vamos voltar para o Monday!”, ficou claro que, com esses tipos de serviços, as coisas MAIS importantes são:

  • Ser flexível ao procurar seu fluxo de trabalho – ele pode ser a coisa mais importante para a vida do seu negócio
  • Usar um software com o qual você se sente confortável
  • Fazer com que seja OBRIGATÓRIO. E, com isso, se ele não estiver sendo usado corretamente, por quê?
  • Uma cultura de melhoria com o software escolhido (com o Monday geralmente, é só pedir que eles fazem!)

Então, vamos lá, como organizamos essa loucura. Aqui está nosso resumo: nós compramos, reformamos, alugamos, vendemos e gerenciamos propriedades entre nós e nossos parceiros. Ao nos prepararmos para usar uma solução de gerenciamento de projetos diferente tivermos que organizar tudo, e descobrimos que temos cerca de 103 processos que precisam ser concluídos em 3 fases diferentes para que todos os nossos requisitos sejam atingidos em uma única propriedade… e no mês seguinte o chefe vai querer vender 20.

Pois é… :face_with_head_bandage:

Quando percebemos isso, também vimos que 1 quadro não seria suficiente, se não ficaríamos o dia inteiro rolando a tela. Então nós encaixamos tudo no lugar e, com melhorias na pesquisa dentro de quadros do Monday, permissões de quadro que ocultam dos visualizadores as colunas desnecessárias e a opção “ocultar” para o resto… nós conseguimos uma solução muito simplificada que todos conseguem entender. Finalmente! :relieved:

Então, é assim que mantemos tudo organizado.

O Quadro A é onde mantemos todas as Reabilitações. Uma propriedade vai ficar aqui até que todos os elementos nela estejam FEITOS, quando estamos apenas esperando a papelada…

mon1.JPG821×151 7.8 KB

Depois, movemos o elemento para o próximo quadro. Todas as colunas correspondentes do Quadro A são transportadas para o novo quadro, e estamos prontos para começar com elementos novos. Você pode estar se perguntando por que temos todo esse trabalho com vários quadros. Bom, cada um desses quadros tem de 20 a 30 colunas que são exclusivas dele. Podemos reorganizar essas colunas de um quadro para o outro, ocultar informações não essenciais em processos posteriores, acionar ações com base nos elementos entrando em novos quadros, etc., então é algo que faz sentido para nós.

mon4.JPG1273×213 9.55 KB

Assim que uma propriedade é vendida, ela vai para o próximo quadro. Simples e linear.

mon5.JPG1287×376 16.6 KB

Depois, a propriedade permanece nesse último quadro até o fim. Todas as atualizações e informações de coluna do início do projeto ainda podem ser acessadas no Monday, então podemos sempre buscar uma referência se for necessário… sem precisar caçar informações em e-mails e mensagens! :joy:

Agora, essa é a maior faceta da nossa interface do Monday, pelo menos de relance. Temos muitas automações, integrações, formulários de entrada, documentos, etc. ligados e ao redor dela. E, devo dizer, é assim que ela está organizada agora. A comunidade no Facebook e, agora, a comunidade daqui, sempre foi muito boa em compartilhar ideias e informações sobre o que vocês fazem que tem funcionado.