Zeiterfassung - Wie lang Auftrag im Team -

Hallo @all,

ich möchte in monday eine Zeiterfassung erstellen. Ich möchte messen, wie lang die Bearbeitung eines Auftrags in einem Team dauert. Außerdem möchte ich eine Anzahl von Tagen vorgeben, die der Auftrag im Team verbleiben darf. Wird diese Anzahl an Tagen überschritten, möchte ich bestimmten Personen eine Benachrichtigung senden. Aktuell finde ich nicht so richtig den Anfang.

neuer Auftrag → wird verschoben in Team 1 → Team 1 hat zur Auftragsbearbeitung 14 Tage (Mo - Sa/ keine Sonntage) Zeit, werden die 14 Tage überschritten → Benachrichtigung an Teamleiter, Auftrag wird innerhalb der 14 Tage abgeschlossen → Erfassung der tatsächlichen Dauer → verschieben des Auftrags zu Team 2 → gleicher Ablauf bis Team 7

Bin dankbar für alle Ideen und Beispiele :wink:

Gruß,

minvesto

Hi Daniel,

ich hoffe ich kann ein paar Ideen liefern, die es dir leichter machen, deinen Workflow aufzubauen.

Grundsätzlich würde ich dir vorschlagen mit einer Kombi aus mehreren Automationen/Spaltenarten zu arbeiten:

#1 Wenn ein Item erstellt wird, soll Team 1 zugeordnet werden:
Dafür musst du lediglich in dem Account die Teams 1-7 erstellen und die Kolleg*Innen dort zuordnen und die nachfolgende Automatisierung erstellen:
Bildschirmfoto 2021-06-28 um 10.14.38

#2 Automatische Erstellung der Deadline von 14 Tagen:
Hier gibt es lediglich die Möglichkeit alle Tage oder nur “Business Tage Mo-Fr” zu berücksichtigen:


Mein Vorschlag wäre du nimmst Business Days und setzt die Deadline auf 12 Tage später. Das ist in manchen Ausnahmefällen vllt nicht ganz korrekt aber so läuft es zumindest ohne manuellen Aufwand.

#3 Start Zeiterfassung:
Dafür kannst du eine Benutzerdefinierte Automatisierung erstellen:
Bildschirmfoto 2021-06-28 um 10.23.57

#4 Benachrichtigung Teamleiter:
Hierfür benötigst du lediglich eine Statusspalte, die zeigt ob der Task vom Team 1 bereits erledigt ist.

#5 Abschluss Aufgabe Team 1 + Handover Team 2:
Dies kann mit zwei Automatisierungen gemacht werden:

  1. Stoppen des Timetrackings:
  2. Zuordnen des Team 2 auf Basis der Statusveränderung auf “Erledigt”:

Und für Team2-7 kannst du den Workflow analog zu oben aufbauen.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Hallo Alina,

vielen Dank! Ich habe bisher mit verschiedenen Gruppen und Boards für die einzelnen Teams experimentiert. Bin mit den Ergebnissen aber noch nicht zufrieden. Ich schaue mir Deinen Weg mal an, da bin ich noch gar nicht drauf gekommen.

Ich berichte :wink:

Danke und schöne Woche,

Daniel

1 Like

Guten Morgen Alina,

kurze Frage direkt an Dich :wink:

Kann ich die Zeiterfassung auch in Tagen starten? Für meinen Anwendungsfall brauche ich nur die Angabe in Tagen. Die genaue Zeit ist für mich nicht erforderlich.

Gruß,

Daniel

Hi Daniel,
die Timetrackingspalte zeigt dir die vergangene Zeit standardmäßig in Tagen, Stunden, Minuten, Sekunden an.
Wenn dir das zu viele Details sind kannst du eine weitere Formelspalte einfügen und den angezeigten Wert umformatieren, sodass nur Tage angezeigt werden:

ROUNDDOWN((({Time Tracking 1#Seconds})/86400), 0) & "d"

Viele Grüße :slight_smile:

Hallo Alina,

neues Problem / Denkfehler …

Ich habe für ein Team eine Deadline gesetzt. Wenn das Team mit der Bearbeitung fertig ist, soll die Deadline neu gesetzt werden und das Item in ein anderes Board (anderes Team/ nächster Bearbeitungsschritt) verschoben werden. Kurz bevor das Item verschoben wird, sehe ich die angepasste Deadline. Wenn das Item in dem neuen Board ankommt, steht aber wieder die ursprüngliche Deadline im Feld.



Was mache ich dabei verkehrt?

Danke vorab! Gruß,

Daniel

… Problem gelöst. Ich ändere die Deadline erst in dem neuen Board. Dann funktioniert es.

:sunglasses: :smiley: :+1:

1 Like

Guten Morgen Alina,

ich bin noch an der Zeiterfassung der einzelnen Teams dran. Wenn ich die Timetrackingspalte nutze und die Zeiterfassung gestartet ist funktioniert die Formel leider nicht zum anzeigen der Tage. Die Formel rechnet nur, wenn die Zeiterfassung gestoppt ist. Für meinen Anwendungsfall benötige ich aber eine Übersicht der jeweiligen Bearbeitungstage und einen Durchschnitt dazu.

Hättest Du noch eine Idee für mich? Vielleicht ist die Timetrackingspalte nicht das Richtige an der Stelle :thinking:
Eventuell müsste ich mit zwei Datumsangaben (Startdatum im aktuellen Team / Tagesdatum) arbeiten und die Differenz ermitteln?!

Vielen Dank vorab!

Beste Grüße,

Daniel

Hi Daniel,

ah verstehe.
Dann würde ich dir empfehlen mit einer Date-Spalte zu arbeiten. Hier kannst du eine Automation nutzen, womit bei Erstellung des Items das aktuelle Datum eingestellt wird. Oder Alternativ setzt jemand manuell das Datum ein, wenn er mit der Arbeit an dem Item beginnt.

Und als Ergänzung dazu eine Formelspalte mit der folgenden Formel eingeben:
ROUND(DAYS(TODAY(),{Date}),0)

Viele Grüße!

Guten Morgen Alina,

leider funktioniert das Ganze nicht so, wie ich es mir vorgestellt habe.

Ich erstelle ein Item. Ab diesem Datum muss die Zeit (Tage) für Team 1 zählen, bis Team 1 einen Status ändert. Ab diesem Moment brauche ich die vergangenen Tage zur Auswertung. Das Item wird in ein anderes Board verschoben und einem anderen Team zugerdnet (Team 2). Ab diesem Datum müssen die Tage für Team 2 zählen, bis dieses Team den Status ändert. Damit wird das Item in das nächste Board verschoben (Team 3 - Team 7).

Die Information zu den benötigten Tagen je Team würde ich gern im Item erhalten, bis das irgendwann später archiviert wird.

Hast Du dazu eine Idee für mich?

Schönen Freitag,

Daniel

Hi Daniel,

2 Ideen:

  1. Du könntest anstatt mit mehreren Boards mit gefilterten Ansichten arbeiten, die jedoch alle in einem Board enthalten sind. So können dann auch die vergangenen Tage (aus mehreren Date-Spalten + Formelspalten) in einer neuen Formelspalte zusammenaddiert werden.
  2. Alternativ ist es auch denkbar, dass item nicht zu verschieben, sondern jeweils ein neues Item in den weiteren Boards zu erstellen und diese mit der “Connect Boards Spalte” zu verknüpfen. In Kombination mit einer Spiegelspalte kannst du dir die Werte aus den anderen Boards dann in einem High-Level-Board anzeigen lassen und so zusammen addieren.

Ein weiterer Hinweis:
Ich habe natürlich nur bruchstückweise Einblick in deinen recht komplexen Workflow. Falls hier ganzheitliche Unterstützung von tmnxt als monday.com Platinum Partner hilfreich sein könnte, können wir auch gern einen gemeinsamen Austausch vereinbaren, um nochmal im Detail dazu zu sprechen.

Das können wir gern machen. Telefon / Mail? Denke nicht im Rahmen dieses Forum, oder?

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