Mehr Automatisierung und Integration

Wir arbeiten sehr gerne mit Monday, es stellt Projekt sehr gut und übersichtlich dar. Nun haben wir versucht etwas mehr Automatisierung mit einfließen zu lassen, damit einige unserer internen Prozesse optimiert werden. Hierbei hatten wir jedoch einige Hindernisse, falls Jemand eine Lösung kennt, freuen wir uns auf einen Austausch.

Wir haben versucht von Hubspot aus, über ein Formular, welches dort erstellt wird, über Zapier dies an Monday weiter zu leiten, damit dort dann ein neues Item angelegt wird und wir so die Daten des jeweiligen Kunden nicht mehr händisch einfügen müssen sondern diese automatisch übernommen werden.

Unser Ziel sind 2 Prozesse:

  1. Wollen wir alle unsere Kunden in einer Umsatztabelle widerspiegeln um die Übersicht zu behalten und dass dort dann sobald ein neuer Kunde abgeschlossen wird in dem Board “Innoway Umsatztabelle” unter dem Arbeitsbereich “zÜbersicht” ein neues Item erstellt wird unter der richtigen Gruppe (aktuell “Monat Jahr”) und dort in der Gruppe soll dann das neue Item erstellt werden, angefangen mit Unternehmensname und dann die jeweiligen Spalten. Im “Closer-Formular” aus Hubspot sind diese Daten alle einzelnd ablesbar/ansteuerbar. Nur konnten wir über Zapier, bei Monday keinerlei Spalten auswählen, dass das ganze automatisch angelegt wird, lediglich ein neues Item wurde erstellt, aber leider wurde keine Spalte ausgefüllt. Auch mit ein paar versuchen über JSON haben wir es probiert, scheiterten aber schon an den ColumnIDs, diese konnten wir nirgends finden.

  2. Sobald ein neuer Kunde abgeschlossen wird, kommen wieder alle Informationen über das Formular in Hubspot und es muss ein neues Projekt erstellt werden. Dafür muss dann ein Board dupliziert werden, als Beispiel einfach mal unter dem Arbeitsbereich “LinkedIn Coaching” - dort muss man aktuell noch händisch das Board “Vorlage Coaching” duplizieren und dann alle Infos bei den Unterelementen in der ersten Gruppe eintragen. Gibt es hierfür eine Möglichkeit dies zu Automatisieren, um deutlich Zeit zu sparen und den Prozess zu optimieren.

Wir freuen uns auf regen Austausch und liebe Grüße an die Community
Innoway GmbH

Hi Tim,

gerne helfe ich dir mit deiner Frage weiter.

Zu Prozess 1:

  • Ich gehe davon aus, dass du den folgenden Zap genutzt hast “Create item in monday.com when new form submission in HubSpot”.

  • Um hier die jeweiligen Spalten aus Hubspot in monday.com zu übertragen, musst du einzeln die Spalten folgendermaßen vordefinieren:

  • Im linken Feld wird die Column ID eingetragen. Die einzelnen IDs werden dir in den Spalten innerhalb deines monday.com Boards angezeigt, wenn du den Developer Mode in deinem Account aktiviert hast.
    Bildschirmfoto 2020-11-12 um 10.19.55

Hier findest du eine Anleitung wie du den Developer Mode einschalten kannst.

  • Im rechten Feld musst du nun im JSON Format die Werte aus deinem Formular eintragen, die du in monday.com übertragen möchtest. Die richtige Formatierung je nach Spaltentyp und gute Beispiele findest du hier.

Zu Prozess 2:

  • Um das Board automatisch zu erstellen, kannst du mit den beiden folgenden Automatisierungen arbeiten.

  • Dazu musst du in deinem Board “Innoway Umsatztabelle” lediglich eine Statusspalte haben und die Vorlage Coaching auch als Standard Boardvorlage im Account hinterlegt haben. Eine gute Anleitung zum Erstellen von Vorlagen findest du (falls benötigt) hier.

  • Um die aus Hubspot übertragenen Daten in dem neu erstellten Board anzeigen zu lassen, kannst du wahrscheinlich gut mit der Spaltenart “Boards verbinden” und Spiegelspalte weiterarbeiten.

Ich hoffe, dass ihr mit dem Feedback euren Workflow Schritt für Schritt automatisieren könnt.

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