Include formula columns in automation recipes

[Tony_Luna (Antonio Luna Mariño)]

Hi, I had a success story with an automation recipe using a formula column as a baseline.

In advance, an apology if the English is not a better translation.

I also share the case in English below.

Antonio Luna
Project Manager
Guadalajara, Jalisco. México
February 13, 2025

At the Autonomous University of Guadalajara

Success Story: Automation Recipe Using Fx (ENGLISH)

Context

My goal was to streamline the process of receiving and managing customer requests for editorial material production services. To achieve this, I implemented a solution that automatically evaluates the feasibility of each request and routes it to the appropriate team.

Detailed Process

1. Request Reception: Customers fill out an online form, specifying their desired delivery date for the material. This date is captured in a board column designated as “DATE” (column type: DATE).
2. Feasibility Calculation:

• Formula Column 1 (Production Duration): I calculated the estimated production duration in business days for the Editorial Service (a predefined value) of 12 business days.
• Formula Column 2 (Estimated Delivery Date): I determined the estimated delivery date by adding the production duration (Formula 1) to the request creation date: (WORKDAY({Creation}, {formula 1})).
• Approval Column: I compared the customer’s desired delivery “DATE” with the “Estimated Delivery Date” (Formula 2). If the desired date is earlier than the estimated date, the request is marked as “NOT FEASIBLE”; otherwise, it is marked as “FEASIBLE” (IF(WORKDAYS({DATE}, {formula 2}) > 0, “FEASIBLE”, “NOT FEASIBLE”)).

3. Automation Recipe Creation Using Fx:

• Problem: Initially, I was unable to create automation recipes based on the “APPROVAL” formula column.
• Solution:
  • Update-Generating Automation: I created an automation that generates an update on the item, assigning the “APPROVAL” column in the message body. This will create an update saying “FEASIBLE” or “NOT FEASIBLE”.
  • Automation Recipe: When an item is created, Then create an update with this text (“FEASIBLE” or “NOT FEASIBLE”, depending on what the APPROVAL column indicates).
  • Text Column with AI Autocomplete: I created a text column and used the “AI Autocomplete” function to extract the text from the item update, which contains the feasibility status.
  • Status Column with AI Autocomplete: I created a status column and configured it to be automatically completed with AI, classifying the text from the previous column into “FEASIBLE” (green) or “NOT FEASIBLE” (red).
  • Final Automation: I created an automation recipe based in a formula column that: when the status of an item changes to “FEASIBLE”, automatically moves it to group 2 (the service team’s space).

Results

I successfully automated the feasibility evaluation of customer requests and the transfer of feasible requests to the service team, which streamlines the process and reduces the need for manual intervention.

Lessons Learned and Improvements

• Use of AI: The combination of automatic updates and text/status columns with AI autocomplete proved to be an effective solution to overcome the limitations of automations regarding their implementation in formulas.

ESPANISH

Caso de Éxito: Receta de automatización utilizando Fx (ESPAÑOL)

Contexto

Mi objetivo era agilizar el proceso de recepción y gestión de solicitudes de clientes que requieren un servicio de producción de material editorial. Para ello, implementé una solución que evalúa automáticamente la viabilidad de cada solicitud y la deriva al equipo correspondiente.

Proceso Detallado

1. Recepción de Solicitudes: Los clientes completan el formulario en línea, donde especifican la fecha de entrega deseada para el material. Esta fecha se captura en una columna del tablero designada como “FECHA” (tipo de columna: FECHA).
2. Cálculo de Viabilidad:

• Columna de Fórmula 1 (Duración de Producción): Calculé la duración estimada de producción en días hábiles del Servicio Editorial (un valor predefinido) por 12 días hábiles.
• Columna de Fórmula 2 (Fecha de Entrega Estimada): Determiné la fecha de entrega estimada sumando la duración de producción (Fórmula 1) a la fecha de creación de la solicitud: (WORKDAY({Creación}, {fórmula 1})).
• Columna de Aprobación: Comparé la “FECHA” de entrega deseada por el cliente con la “Fecha de Entrega Estimada” (Fórmula 2). Si la fecha deseada es menor a la fecha estimada, la solicitud se marca como “NO VIABLE”; de lo contrario, se marca como “VIABLE” (IF(WORKDAYS({FECHA}, {fórmula 2}) > 0, “VIABLE”, “NO VIABLE”)).

3. Creación de receta de Automatización usando Fx:*

• Problema: Inicialmente, no podía crear recetas de automatización basadas en la columna de fórmula “APROBACIÓN”.
• Solución:*
  • Automatización generadora de update: Cree una automatización que genera una update en el elemento, asigné la columna “APROBACIÓN” en el cuerpo del mensaje, por lo que creará una update que diga “VIABLE” o “NO VIABLE”.
    Recete de automatización: When an item is created, Then create an update with this text (VIABLE" o "NO VIABLE, según lo que indique la columna de APROBACIÓ).
  • Columna tipo Texto con autocompletar de la IA: Cree una columna de texto y utilicé la función “Autocompletar con IA” para extraer el texto de la actualización del elemento, que contiene el estado de viabilidad.
  • Columna tipo Estado con autocompletar de la IA: Cree una columna de estado y la configuré para que se complete automáticamente con IA, clasificando el texto de la columna anterior en “VIABLE” (verde) o “NO VIABLE” (rojo).
  • Automatización Final: Cree una receta de automatización que, cuando el estado de un elemento cambia a “VIABLE”, lo mueve automáticamente al grupo 2 (el espacio del equipo de servicio).

Resultados

Logré automatizar la evaluación de viabilidad de las solicitudes de clientes y la transferencia de las solicitudes viables al equipo de servicio, lo que agiliza el proceso y reduce la necesidad de intervención manual.

Lecciones Aprendidas y Mejoras

• Uso de IA: La combinación de actualizaciones automáticas y columnas de texto/estado con autocompletar IA resultó ser una solución efectiva para superar las limitaciones de las automatizaciones respecto a su implementación en las fórmulas.